Whistleblowing

Obiettivi e campi di applicazione

 La presente procedura descrive la gestione delle “segnalazioni interne” effettuate al Responsabile della Prevenzione della Corruzione (RPC) ai sensi della legge 6 novembre 2012, n. 190, della legge 30 novembre 2017, n. 179 e dando attuazione all’istituto del whistleblowing, nell’interesse dell’integrità aziendale e nel rispetto dei principi contenuti nel proprio Codice Etico.

Essa si applica a tutti livelli su cui l’impresa esercita funzioni di direzione e di coordinamento. In quest’ultimo caso, l’applicazione della procedura avviene tramite espresso recepimento e adeguamento da parte di tutti i settori dell’organizzazione.

Le segnalazioni oggetto della presente procedura sono quelle effettuate dai dipendenti e relative a presunte condotte illecite di cui essi siano venuti a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro con l’organizzazione.

L’organizzazione si impegna affinché colui che effettua segnalazioni (whistleblower) non sia soggetto a forme di ritorsione, discriminazione o penalizzazione ed affinché ne sia tutelata l'identità, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della società e/o delle persone accusate in malafede. A tal fine sono adottati specifici accorgimenti quali:

• casella di posta elettronica dedicata: whistleblowing@massai.it 
• a partire dal 30/6/2024 segnalazione tramite portale www.massai.it, 
• modulistica specifica;
• accesso alle informazioni riservato al RPC e a un numero limitato di persone eventualmente da lui delegate;
• gestione della pratica senza i riferimenti personali del whistleblower.

Definizioni

• Whistleblower (o persona segnalante): dipendente che segnala condotte illecite di cui sia venuto a conoscenza in ragione del rapporto di lavoro.
• Whistleblowing (o segnalazione): complesso delle attività riferibili alla segnalazione di condotte illecite da parte di un dipendente.
• Responsabile della prevenzione della corruzione (RPC): colui che riceve le segnalazioni del whistleblower.
• Organismo di vigilanza (OdV): è un ente esterno all'azienda dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, che ha il compito di vigilare affinché non si verifichino condotte fraudolente da parte della direzione e dei dipendenti.
• Autorità nazionale anticorruzione (ANAC): è un'autorità amministrativa indipendente italiana con compiti di tutela dell’integrità della pubblica amministrazione, contrasto dell'illegalità, lotta alla corruzione, attuazione della trasparenza e di controllo sui contratti pubblici.

Processo di gestione delle segnalazioni

1. Invio della segnalazione da parte del whistleblower
   Il dipendente che si accorge di una condotta illecita di cui è venuto a conoscenza e vuole segnalarlo, può farlo attraverso la seguente casella di posta elettronica: whistleblowing@massai.it trasmettendo il modulo aziendale “Segnalazione di condotte illecite”, riportante la descrizione del fatto, il periodo, il luogo e le persone coinvolte, nonché allegando eventuali documenti a supporto.Al fine di classificare la segnalazione come whistleblowing, i dati identificativi (nome, cognome) dovrebbero essere forniti dal whistleblower.Nel caso in cui il segnalante volesse comunque procedere con segnalazione anonima, la stessa verrà presa in considerazione esclusivamente laddove adeguatamente circostanziata, resa con dovizia di particolari e dunque in grado di far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati.
2. Acquisizione della segnalazione da parte del RPC
   Ricezione della segnalazione da parte del RPC, abilitato alla lettura delle mail in arrivo nella casella di posta riportata al punto precedente.
3. Verifica della segnalazione
   Entro due giorni dalla ricezione l’RPC verifica la corrispondenza del contenuto della segnalazione ai requisiti previsti dalla normativa vigente, e:
   • in caso di esito positivo: procede all’archiviazione in una cartella dedicata e annotazione su apposito registro in formato elettronico (con accesso riservato al RPC) e attribuzione di un codice alfanumerico costituito da: W/numero progressivo annuale/anno in corso, e procede al punto d) successivo;
   • in caso di esito negativo: archiviazione in una cartella dedicata (con accesso riservato al RPC) e chiusura della segnalazione.
4. Esito della verifica
   Entro cinque giorni dall’apertura della pratica di cui al punto c) precedente, l’RPC esegue una prima sommaria valutazione della segnalazione per verificare la completezza dei dati e della documentazione fornita:
   • in caso di evidente e manifesta infondatezza, procede con l’archiviazione della segnalazione e comunicazione al whistleblower al contatto indicato nella segnalazione (ad es. e-mail o contatto telefonico);
   • in caso di sufficienza dei presupposti per l’avvio delle verifiche, procede con il punto e) successivo
5. Comunicazione al whistleblower
   Entro 24 ore dalla conclusione del punto d) precedente, L’RPC provvede a comunicare al contatto indicato nella segnalazione:
   • l’avvio della fase istruttoria;
   • la tutela dell’anonimato, salvo ove ricorrano cause di esclusione disciplinate dalla normativa vigente (ovvero: ai sensi dell’art. 1, comma 3 della L. 179/2017 l’identità del segnalante può essere rivelata, previo consenso del whistleblower, quando la sua conoscenza sia indispensabile per la difesa dell’incolpato nei procedimenti disciplinari);
   • la salvaguardia da atti di ritorsione;
   • la responsabilità penale, civile e disciplinare in caso di segnalazione calunniosa o diffamatoria ai sensi del codice penale e del codice civile;
   • la tutela dei diritti della società e/o delle persone accusate in malafede.
6. Comunicazione al Presidente dell’OdV
   Entro 24 ore dalla conclusione del punto e) precedente, L’RPC provvede a comunicare, con nota riservata al Presidente dell’OdV, la ricezione della segnalazione e l’avvio delle relative verifiche, riportando sommariamente l’ambito oggetto di denuncia con esclusione di riferimenti/dettagli che possano consentire l’individuazione del whistleblower. Il Presidente dell’OdV valuterà l’affidamento delle indagini suppletive eventualmente necessarie volte a confermare gli illeciti segnalati e le eventuali responsabilità, coinvolgendo le autorità preposte qualora necessario.
7. Rivelazione dell’identità del whistleblower
   Qualora si intenda avviare un procedimento disciplinare la cui contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione di un evento secondo la procedura whistleblowing, e la conoscenza dell’identità del segnalante sia indispensabile all’incolpato, per la propria difesa, il Datore di Lavoro, o il Responsabile HR incaricato di procedere con i provvedimenti disciplinari inviano una richiesta al RPC, con protocollo riservato, di comunicare il nominativo del whistleblower.

Condizioni per l’effettuazione della “segnalazione esterna”

La persona segnalante può effettuare una segnalazione esterna se, al momento della sua presentazione, ricorre una delle seguenti condizioni:

a) non è prevista, nell'ambito del suo contesto lavorativo, l'attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dall'articolo 3;

b) la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna ai sensi dell'articolo 3 e la stessa non ha avuto seguito;

c) la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione determini il rischio di ritorsione;

d) la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Il canale di segnalazione esterna è l’ANAC, che ha l’obbligo di riservatezza.

Normativa di riferimento

• Decreto Legislativo 8 giugno 2001 n. 231.

Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300.

• Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24

Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

• Delibera n. 311 del 12 luglio 2023 – Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC)

Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.

Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne.

• Regolamento (UE) 2016/679 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018

Tutela della privacy.

• Norma UNI EN ISO 9001:2015

Sistema di gestione della qualità

• Norma UNI ISO 37001:2016

Sistema di gestione anti-corruzione